Pengantar Bisnis Informatika : SDM dan Organisasi

11:33 PM |

Organisasi

Organisasi adalah sebuah kelompok yang terdiri dari dua atau lebih orang yang

bekerja bersama-sama dalam suatu bentuk yang ditetapkan untuk mencapai sejumlah

tujuan. Sebuah toko kelontong yang dimiliki dan dioperasikan oleh sepasang suami

isteri dapat disebut organisasi.

Seorang pembuat boneka mempekerjakan orang lain untuk membantu usahanya dan

kemudian membagi tugas kepada masing-masing orang. Setiap orang yang

melaporkan pekerjaannya kepada orang tertentu yang ditunjuk disebut

pengorganisasian (organizing). Setelah organizing dilakukan, perusahaan memerlukan

struktur organisasi, pola organisasi yang meliputi pembagian posisi dalam organisasi

dan hubungan di antara posisi-posisi tersebut.

Diagram organisasi ialah diagram yang menggambarkan posisi dan hubungan dalam

sebuah organisasi, mengungkapkan struktur organisasi perusahaan. Contoh bagan

organisasi tampak dalam gambar di bawah ini :

Bentuk Struktur Organisasi

1. Fungsional

2. Divisional

3. Matriks

4. Tim

5. Jaringan

1 1. Fungsional

Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen departemen menurut kesamaan

keterampilan dan aktivitas-aktivitas kerja.

Keunggulan Fungsional

Penggunaan sumberdaya yang efisien, skala ekonomis

Spesialisasi keterampilan yang mendalam dan pengembangan

Kemajuan karier dalam departemen fungsional

Panduan dan pengendalian dari manajemen Puncak

Koordinasi yang luar biasa dalam fungsi-fungsi

Pemecahan masalah teknikal yang berkualitas

Kelemahan Fungsional

Komunikasi lintas departemen fungsional yang buruk

Tanggapan lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan, ketinggalan inovasi

Keputusan terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan

Tanggung jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat

Pandangan terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan

Pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi karyawan

1 2. Divisional

Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada

kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan

merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan.

Keunggulan Divisional

Cepat tanggap, fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabil

Memperhatikan kebutuhan konsumen

Koordinasi yang luar biasa lintas departemen fungsional

Pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan produk

Penekanan terhadap keseluruhan produk dan tujuan divisional

Pengembangan keterampilan manajemen umum

Kelemahan Divisional

Duplikasi sumberdaya lintas divisi

Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi

Koordinasi yang buruk lintas divisi

Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak

Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan

3. Matriks

Rantai komando divisional dan fungsional diimplementasikan secara simultan dan

membebani satu sama lainnya dalam departemen yang sama. Terdapat dua rantai

komando, dan beberapa karyawan memberikan laporan pada dua bos.

Keunggulan Matriks

Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien dibandingkan pada hirarki tunggal

Fleksibilitas dan adaptabilitas terhadap lingkungan yang terus berubah

Pengembangan keterampilan manajemen umum dan spesialis

Kerja sama interdisiplin, ketersediaan ahli untuk seluruh divisi

Pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan

Kelemahan Matriks

Frustasi dan kebingungan dari rantai komando ganda

Konflik tinggi antara dua sisi matriks

Banyak pertemuan, lebih banyak diskusi daripada tindakan

Membutuhkan pelatihan hubungan manusia

Dominasi kekuatan oleh salah satu sisi matriks

4. Tim

Organisasi membentuk serangkaian tim untuk menyelesaikan tugas-tugas khusus dan

untuk mengkoordinasikan departemen-departemen utama.

Keunggulan Tim

Punya beberapa keunggulan struktur fungsional

Mengurangi hambatan antar departemen, meningkatkan kompromi

Mengurangi waktu untuk merespon, keputusan lebih cepat diambil

Moril yang lebih baik, antusiasme dari keterlibatan karyawan

Mengurangi biaya overhead administrasi rutin

Kelemahan Tim

Loyalitas ganda dan konflik

Waktu dan sumberdaya lebih banyak untuk pertemuan

Desentralisasi tidak terencana

5. Jaringan

Organisasi menjadi suatu pusat yang kecil, terhubung secara elektronis dengan

organisasi lainnya yang melakukan fungsi-fungsi vital.

Departemen bersifat independen dan melayani kontrak dengan sentral untuk

mendapatkan keuntungan.

Keunggulan Jaringan

Daya saing global

Fleksibilitas tenaga kerja / tantangan

Mengurangi biaya administratif

Daya saing global

Fleksibilitas tenaga kerja / tantangan

Mengurangi biaya administrative

Kelemahan Jaringan

Tidak ada pengendalian langsung

Dapat kehilangan bagian organisasi

Lemahnya loyalitas karyawan

Deskripsi dan Spesifikasi Tugas/Jabatan

Sebuah deskripsi jabatan merupakan satu pernyataan tertulis tentang apa yang

sesungguhnya dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam

kondisi apakah pekerjaan itu dijalankan.

Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga

menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan

sebagainya. Dengan demikian, diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku

jabatan tersebut akan memahami batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung

jawab serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping

antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya.

Agar deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman

pelaksanaan tugas secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat

haruslah sedemikian rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan

yang satu dengan jabatan yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau

overlapping. Oleh karena itu, maka penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan

tertentu tidak lepas dari format standar yang harus dipenuhi.

Walaupun tidak terdapat format standar yang baku dan berlaku untuk semua

organisasi, namun secara umum deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut :

a. Identifikasi jabatan.

Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode

jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.

b. Ringkasan jabatan.

Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu

berupa fungsi dan kegiatan utamanya.

c. Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.

Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian

lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab

serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.

d. Wewenang dari pemegang jabatan.

Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk

wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.

e. Standar kinerja.

Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan

pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.

f. Kondisi kerja.

Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada

jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam

ruang pekerjaan.

Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan

itu dan factor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996). Di dalam spesifikasi

jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan

pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas

yang diikuti oleh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang memangku

jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan,

status, jenis kelamin, umur, pengalaman, dan karakter.

A. Sistem Penggajian

1. Struktur Organisasi

Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun. Organisasi adalah suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan..
Jadi,Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.

2. Sistem Penggajian

Masalah Gaji/Pendapatan/Imbalan Kerja bagi Karyawan merupakan hal yang sensitif dan berpengaruh langsung pada produktivitas kerja individu.

Bagi Perusahaan, sistem gaji yang telah ada bukan semata-mata hanya untuk memenuhi Peraturan Pemerintah dalam kaitannya dengan Upah Minimum Regional (UMR), tetapi yang lebih penting lagi yaitu untuk menciptakan “keseimbangan/ fairnesses” antara apa yang diberikan Karyawan pada Perusahaan diimbangi oleh apa yang diberikan Perusahaan untuk Karyawannya.

Hal ini tampaknya sederhana, tetapi dalam prakteknya sangatlah sulit, terlebih lagi bila Perusahaan belum memiliki Sistem Gaji yang mengacu pada “obyektivitas” beban kerja (work load) bagi para karyawannya. Apabila Perusahaan telah memiliki Sistem Gaji melalui pendekatan metode tertentu yang bersifat kwantitatif, akan sangat membantu bagi peyelenggaraan pemeliharaan SDM.

Sistem Gaji dengan pendekatan “kwantitatif” pada umumnya akan lebih mudah diterima dan difahami bagi setiap pekerjaan memiliki nilai/skor sebagai hasil pembobotan. Skor tersebut akan mencerminkan beban kerja bagi individu yang memangku pekerjaan tersebut.

MANFAAT SISTEM PENGGAJIAN

Manfaat Umum: Kemanfaatan sistem penggajian pada umumnya merupakan gabungan antara

Tujuan Manajemen Perusahaan dan harapan para Karyawan seperti antara lain :

Sebagai daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan oleh Perusahaan.

Memelihara keberadaan Karyawan untuk tetap bergabung dengan Perusahaan.

Merupakan “imbalan/kompensasi” yang setimpal atas prestasi yang telah diberikan Karyawan.

Mencerminkan adanya keadilan yang mendasari perhitungan pembayaran imbalan untuk setiap pekerjaan sesuai dengan perbedaan masing-masing kontribusinya pada Perusahaan.

Tidak bertentangan dengan peraturan Pemerintah.

Tidak melebihi kemampuan keuangan Perusahaan, tetapi juga cukup atraktif bagi perusahaan sejenis

Manfaat Khusus : Dengan sistem penggajian yang mendasarkan diri pada “beban kerja” (work load) dan dilakukan pembobotan secara kwantitatif, maka akan diperoleh manfaat antara lain :

Terukur bagi setiap pekerjaan; karena masing-masing memiliki nilai/skor yang ditentukan atau disepakati secara bersama-sama.

Mudah dilakukan penyesuaian terhadap keadaan/perkembangan ekonomi terutama atas terjadinya laju inflasi tahunan.

Fair : karena sebanding dengan karya individu yang disumbangkan untuk tempat kerjanya.

3. Proses rekruitmen

Rekruitmen (penarikan) adalah proses mendapatkan sejumlah calon tenaga kerja yang kualifaid untuk jabatan/pekerjaan utama di lingkungan suatu organisasi atau perusahaan (Nawawi,2000:167). Berdasarkan pengertian tersebut bearti rukrutmen merupakan langkah pertama dalam rangka menerima seseorang dalam proses pengupahan.

Proses rekrutmen meliputi beberapa poin penting:

1. Penyusunan strategi untuk merekrut

Di dalam penyusunan strategi ini, departemen sumber daya manusia bertanggung jawab didalam menentukan kualifikasi-kualifikasi pekerjaan, bagaimana karyawan akan direkrut, di mana, dan kapan.

2. Pencarian pelamar-pelamar kerja

Setelah rencana dan strategi perekrutan disusun, aktivitas perekrutan sesungguhnya bisa berlangsung, melalui sumber-sumber perekrutan yang ada. Banyak atau sedikitnya pelamar dipengaruhi oleh usaha dari pihak perekrut di dalam menginformasikan lowongan, salah satunya adanya ikatan kerjasama yang baik antara perusahaan dengan sumber-sumber perekrutan external seperti sekolah, universitas.

3. Penyisihan pelamar-pelamar yang tidak cocok / penyaringan

Setelah lamaran-lamaran diterima, haruslah disaring guna menyisihkan individu yang tidak memenuhi syarat berdasarkan kualifikasi-kualifikasi pekerjaan. Di dalam proses ini memerlukan perhatian besar khususnya untuk membendung diskualifikasi karena alasan yang tidak tepat, sehingga di dalam proses ini dibutuhkan kecermatan dari pihak penyaring.

4. Pembuatan kumpulan pelamar

Kelompok pelamar (applicant pool) terdiri atas individu-individu yang telah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh perekrut dan merupakan kandidat yang layak untuk posisi yang dibutuhkan.

sumber : viyan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/24904/4_Aspek-SDM-dan-Organisasi-1.pdf